W trybie uproszczonym ("małych grantów") ocena przebiega zwykle bardzo szybko. Wynika to z faktu, że nie ma obowiązku powoływania komisji konkursowej i wiele samorządów z tego korzysta. Skraca to czas oceniania ofert. Organ administracji publicznej samodzielnie określa celowość realizacji zadania oraz rozpatruje uwagi, które każdy może zgłosić do oferty – ponieważ są one publicznie „wystawione”. W ciągu 7 dniu od wpłynięcia do urzędu oferty są zamieszczana na 7 dni w Biuletynie Informacji Publicznej, co sprawia, że informacje te są ogólnodostępne (z wyłączeniem danych osobowych).
W nowelizacji ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie nałożono na ministra ds. zabezpieczenia społecznego (obecnie to Minister Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej) obowiązek przygotowania nowych wzorów oferty i sprawozdania dla trybu uproszczonego („małych grantów”). 14 kwietnia 2016 r. Minister podpisał rozporządzenie, 25 kwietnia 2016 r. zostało ono opublikowane w Dzienniku Ustaw (poz. 570), a 10 maja 2016 r. zaczyna obowiązywać. Tak więc od 10 maja 2016 r. wszystkie oferty na realizację zadań w trybie „małych grantów” muszą być składane na nowym wzorze.
Oferty, które zostaną złożone do 9 maja 2016 r. na dotychczas obowiązującym wzorze będą rozpatrywane wg starych trybów i obowiązywać do nich będą poprzednie wzory i formularze.
Oferta na „mały grant” – najważniejsze zmiany
Nowy wzór oferty realizacji zadania w trybie „małych grantów” wprowadza istotne uproszczenia. Znaczna część informacji, która wymaga jest w otwartym konkursie ofert, nie została zamieszczona w nowym formularzu. Organizacja jest zobowiązana do podania kilku kluczowych informacji:
Warto zwrócić szczególną uwagę na kosztorys. Z kosztorysu usunięto podział na kategorie kosztów (merytoryczne, koszty obsługi, inne koszty) oraz kolumny narzucające podanie sposobu kalkulacji każdego z kosztów.
W nowym wzorze oferty realizacji zadania w trybie uproszczonym („małych grantów”) kosztorys składa się z czterech kolumn:
Po raz pierwszy we wzorze realizacji zadania publicznego – w jego kosztorysie – uwzględniono wkład rzeczowy. Dodatkowo uproszczona oferta nie przewiduje „rozbijania” wkładu własnego na poszczególne źródła finansowania zadania. Zatem organizacja składając taką ofertę, nie ma obowiązku podawania, skąd dokładnie będzie pochodził wkład własny – podaje się jedynie jego kwotę oraz wskazuje, które koszty i w jakiej wysokości zostaną z niego pokryte.
Jedynym załącznikiem składanym do oferty jest potwierdzona za zgodność z oryginałem kopia aktualnego wyciągu z rejestru lub ewidencji – ale dotyczy to tylko tych organizacji, które nie są zarejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym. Organizacje posiadające wpis do KRS nie mają obowiązku – zgodnie z wzorem – załączać żadnych załączników.
Sprawozdanie z realizacji „małego grantu” – najważniejsze zmiany
Sprawozdanie, jak ma to w zwyczaju prawodawca, jest lustrzanym odbiciem oferty. Przewidziano zatem miejsce na opisanie wykonanego zadania, wskazując przy tym osiągnięty cel, miejsce realizacji, grupy odbiorców oraz wykorzystany wkład własny.
Drugim punktem w nowym sprawozdaniu jest opis rezultatów. Cały wzór sprawozdania zamyka zestawienie wydatków. Tabela z zestawieniem wydatków znana jest organizacjom z dotychczasowych wzorów sprawozdania, choć ma ona nieco inny charakter niż dotychczas.
Tabela opisująca wydatki w sprawozdaniu z realizacji „małych grantów” zawiera pozycje:
Warto zwrócić uwagę zwłaszcza na przedostatnią kolumnę w tabeli wydatków. Dotychczas organizacje nie były zobowiązane do podawania dokumentów, które poświadczają wydatki wkładu osobowego. Nowy wzór zakłada, że należy udokumentować nie tylko wkład osobowy, ale również rzeczowy – o ile był kalkulowany w ofercie na realizację zadania.
Zmiany w „małych grantach” – podsumowanie
Dotychczasowe doświadczenia kolejnych, nowych wzorów formularzy pokazują, że dopiero „w boju” sprawdzana jest ich użyteczność i wykrywane są znaczące różnice interpretacyjne. Uproszczenie dotychczasowych wzorów było konieczne i potrzebne, często postulowane przez organizacje pozarządowe.
Jednakże nowy wzór, mimo z pozoru znacznych uproszczeń, zawiera potencjalnie jedno istotne zagrożenie. Dotychczasowe pola, które były dość szczegółowo rozbite na miejsca do wpisywania poszczególnych informacji zostały „hurtowo” zamieszczone w jednym polu. Przykładowo: jedno pole otwarte stanowi w nowym wzorze: nazwa oferenta(-ów), forma prawna, numer rejestrowy z Krajowego Rejestru Sądowego lub innej ewidencji, adres siedziby oraz do korespondencji (jeżeli jest inny niż adres siedziby). Podobnie jest z całym opisem rzeczowym zadania. Może to powodować, że oferenci będą pomijać niektóre informacje, co będzie skutkowało błędami formalnymi, powodującymi odrzucenie oferty lub odsyłanie jej do poprawy.
Drugim istotnym problemem jest brak synchronizacji wejścia w życie nowego wzoru oferty uproszczonej oraz ramowej umowy na realizację zadania publicznego. Warto zwrócić uwagę, że obecnie obowiązujący wzór ramowej umowy nie przewiduje czegoś takiego jak wkład rzeczowy, a dodatkowo w ramowym wzorze umowy zawarty jest cały ustęp nakazujący rozbicie wkładu własnego na jego poszczególne składowe (środki własne, środki z innych źródeł, wkład osobowy). Od tego rozbicia zależy m.in. interpretacja właściwego wydatkowania środków z dotacji. Powstaje pytanie, w jaki sposób poradzą sobie z tym urzędy – czy zmienią te zapisy w umowie, co wydaje się dobrym rozwiązaniem, czy też – mimo uproszczeń we wzorze oferty i sprawozdania – będą żądały od organizacji uzupełnienia informacji, tak by mimo wszystko umowa zawierała te informacje o rozbiciu wkładu własnego.
Źródło:
Dorota Setniewska
specjalistka ds. komunikacji i promocji
Stowarzyszenie Klon/Jawor
ngo.pl - portal organizacji pozarządowych
